Sammenhængende indsatser i nye organisatoriske enheder

Sammenhængende indsatser i en ny organisatorisk enhed

Samarbejde om sammenhængende indsatser i en ny organisatorisk enhed foregår ved, at kommunen etablerer en eller flere nye enheder, der får ansvaret for at arbejde med en sammenhængende indsats og en fælles tilgang til en eller flere udvalgte målgrupper (KL, 2019).

Når kommunen etablerer nye organisatoriske enheder, stiller det krav til, at kommunen bemander den nye enhed på tværs af eksisterende enheder og muliggør de organisatoriske ændringer, som de nye enheder medfører. Fordelene ved denne form for organisering er, at der er gode rammer for at udvikle en sammenhængende indsats og en fælles tilgang til borgergrupperne, fordi medarbejderne i enheden spænder bredt på tværs af faglige områder, og fordi der er en koordinatorfunktion indlejret i modellen (KL, 2019).

I bestiller-udfører-tankegangen (BUM-modellen) er der fokus på adskillelse af myndighedsrollen og leverandørrollen som en måde at styre bl.a. udgifter til ydelser på.

Kendetegn for en ny organisatorisk enhed

En ny organisatorisk enhed er kendetegnet ved følgende

• Der etableres en ny særskilt enhed i kommunen, der får ansvaret for en eller flere udvalgte borgergrupper, der har kontakt til kommunen.
• Den nye enhed bemandes med medarbejdere fra eksisterende enheder, der allerede har kontakt med målgruppen.
• Medarbejderne varetager rollen som koordinerende sagsbehandlere.
• Der nye enhed skal give gode rammer for at udvikle en sammenhængende indsats og fælles tilgang.
• Medarbejderne bør kunne spænde bredt på tværs af faglige områder (KL, 2019).

Holm-Petersen et al. (2019) definerer derudover en ny organisatorisk enhed sådan:

• Myndighedspersoner fra to eller flere områder sidder sammen i en ny organisatorisk enhed.
• Alle i enheden udfører samme arbejde og har mulighed for at sparre med hinanden.
• Den enkelte borger samarbejder med én sagsbehandler, og sagsbehandleren anvender metoder og/eller tilgange fra flere myndighedsområder.
• Det er muligt at integrere sagsbehandlingen med udføreropgaver, fx at være støttekontaktperson eller mentor, hvor indgangen til kommunen i så fald mindskes til én kontaktperson eller enhed (Holm-Petersen et al., 2019).

Myndighed og udfører i samme team eller forvaltning

Ved en ny organisatorisk enhed er medarbejdere organiseret i teams, hvor hver medarbejder bidrager med sin faglighed og funktion, eller hvor den enkelte medarbejder varetager flere fagspecifikke roller (Holm-Petersen et al., 2019).

Når den enkelte medarbejder varetager flere fagspecifikke roller, kan medarbejderens rolle beskrives som en tværgående sagsbehandler. Det betyder i praksis, at samme medarbejder træffer afgørelser ud fra flere sektorlovgivninger, fx en jobcenterfunktion kombineret med at udføre indsatser efter serviceloven. Medarbejderne kan i en ny organisatorisk enhed organiseres i en ny forvaltning, der oprettes for at håndtere specifikke problemstillinger eller fagområder (Holm-Petersen et al., 2019).

Den tværgående sagsbehandler kan suppleres med en udførerfunktion, som fx støttekontaktperson eller mentor, så medarbejderen udover at omfatte sagsbehandling på flere lovområder også har en pædagogisk, psykologisk funktion (Holm-Petersen et al., 2019).

Holm-Petersen et al. (2019) fremhæver, at det kan være udfordrende og ressourcekrævende for en medarbejder at arbejde med flere fagområder. Der er derfor behov for både at se på, hvilke medarbejdere der skal arbejde i den nye organisatoriske enhed, og hvilke kompetencer disse medarbejdere har, men også at se på samarbejdsformer, evt. brug af sparringspartnere eller lignende.

Din Indgang er for voksne, der oplever psykiske, fysiske eller sociale udfordringer og har behov for støtte. En målgruppe, der i Fredericia Kommune varetages af det specialiserede voksenområde. Før implementering af Din Indgang blev der bevilget støtte efter serviceloven på baggrund af områdeopdelt forvaltningspraksis. At det nu prioriteres, at borgerne kun har én indgang og i princippet kan få den samme indsats, er en ændring til en rammestyring og understreger en kultur, der har mere fokus på borgerens rehabilitering end tidligere (Fredericia Kommune, 2020).

Din Indgang prioriterer, at borgerne kun har én indgang til kommunen og i princippet kan få den samme indsats (Fredericia Kommune, 2020).

Din Indgang skaber en mere fleksibel proces. Én fagperson møder borgeren og hjælper med de aktuelle udfordringer, der fylder for den enkelte borger. Efter en eller flere samtaler med en fagperson som del af Din Indgang om borgerens problemsituation og behov tilbydes borgeren en indsats i 4-20 uger. En indsats kan være

• socialtræning i grupper
• ADL-træning
• deltagelse i netværk
• deltagelsesforløb i frivillig forening
• individuelle samtaler mm.

Efter forløbet i den nye indgang kan borgeren på baggrund af en samtale med en fagperson afsluttes på én af følgende måder:

• Forløbet afsluttes uden yderligere tilbud.
• Borgeren kan deltage i frivillige tilbud.
• Borgeren kan overgå til andre tilbud efter serviceloven (Fredericia Kommune, 2020).

Medarbejderkompetencer i Din Indgang

Din Indgang er et åbent tilbud, hvor medarbejderne ikke på forhånd kan vide, hvem der kommer ind ad døren, og hvad der er behov for at iværksætte. Ifølge Fredericia Kommune kræver det derfor nogle særlige personlige og faglige kompetencer at arbejde i et tilbud som Din Indgang (Fredericia Kommune, 2020).

Medarbejderne skal

• kunne navigere i uforudsigelighed
• have stærke relationelle kompetencer og være gode til at lytte og stille spørgsmål
• være bredt fagligt funderet med viden om andre tilbud og muligheder
• kunne inddrage pårørendeperspektivet (Fredericia Kommune, 2020).

I etableringen af indsatsen er der specifikt til formålet rekrutteret fagpersoner med forskellig baggrund, og hovedparten af fagpersonerne er fra udførerniveau. Derudover er der to medarbejdere fra myndighedsafdelingen. Derudover er der tilknyttet

• to støttekontaktpersoner
• en myndighedskoordinator
• en fremskudt jobcentermedarbejder
• en frivilligkoordinator frikøbt af frivillighedscenteret
• en fremskudt visitator, der har ekspertise i forhold til serviceydelser, praktisk bistand eller hjemmehjælp (Fredericia Kommune, 2020).

Evaluering af din indgang

Fredericia Kommune vurderer, at Din Indgang giver klare fordele i forhold til forebyggelse, rehabilitering og opbygning af kapacitet i civilsamfundet. Kommunen oplever, at borgere, der modtager støtte i Din Indgang, får en tilpas indsats, ofte uden behov for yderligere indsatser efter serviceloven (Fredericia Kommune, 2020).

VIVE har i 2018 udarbejdet en evaluering af Din Indgang for Fredericia Kommune. Evalueringen konkluderer, at Din Indgang som indsats og organiseringsform er god i et forebyggende perspektiv.
Evalueringen viser, at langt de fleste grundelementer fra hovedkonceptet for Din Indgang er implementeret og kendetegner dagligdagen i kommunen et år efter implementering (Jensen et al., 2018).

Evalueringen opridser centrale resultater:

• Der er reelt etableret en ny indgang for borgere, der ønsker hjælp fra kommunen, hvor størstedelen af målgruppen kommer igennem, før de potentielt kan få et tilbud fra myndighedsafdelingen.
• Der er åbnet op for ny målgruppe og Din Indgang har etableret en ny måde, hvorpå målgruppen kan opsøge hjælp fra kommunen (50 pct. ville tidligere have fået et afslag).
• Der er etableret en kultur med fokus på recovery, rehabilitering og værdiskabelse.
• Din Indgang bryder med bestiller-udfører-modellen og får mindsket den afstand mellem sagsbehandler og borger, der kan skade relationen og samarbejdet.
• VIVE giver et bud på en årlig gevinst i form af sparede ydelser på kr. 2.168.000 kr. VIVE påpeger i den forbindelse, at det er komplekst at beregne både økonomisk værdi og investeringer og dermed også omfanget af de økonomiske besparelser (Jensen et al., 2018).

Udfordringer i implementeringen af Din Indgang

Evalueringen beskriver også nogle af de udfordringer, der har været under implementering af Din Indgang. Disse relaterer sig bl.a.:

• udfordringer med dokumentation
• samarbejde med samarbejdspartnere og frivillige
• informationstab mellem Din Indgang og myndighedsafdeling
• bekymring hos borgere, pårørende og samarbejdspartnere for, hvad der sker efter afsluttet forløb (Jensen et al., 2018).

Det skal bemærkes, at der på kommunalt niveau er lavet mange justeringer løbende, der har imødekommet de udfordringer, der er opstået undervejs i projektet.

Assens Kommune afprøver i 2017-2020 en ny organisatorisk enhed på familieområdet. Enheden hedder Job og Familie og bygger på erfaringer fra et tidligere netværksbaseret projekt i Assens Kommune målrettet udsatte familier (projekt Hel Familie). Det overordnede mål med enheden Job og Familie er:

• at skabe bedre trivsel for hele familien
• at støtte de voksne i at komme tættere på beskæftigelse
• at sikre stabil skole- og dagtilbudsgang for børnene
• at bevare eller øge familiens tilknytning til fritidsliv og nærmiljø (Assens Kommune u.å.a; u.å.b.; Assens Kommune, 2017).

Målgruppen for Job og Familie

For at blive indskrevet i Job og Familie skal der være en aktiv børnesag og en aktiv beskæftigelsessag på minimum den ene forælder. Det er familiens familiebehandler, der hovedsageligt har kontakten til familien for at bevare en tillidsfuld relation, men alle medlemmer af det team, der er tilknyttet familien, kan kontaktes af familien. Det er Assens Kommunes erfaring, at beskæftigelsessagen eller sociale indsatser til forældre efter serviceloven ofte fortsætter, når børnesagen afsluttes. Familien fortsætter i teamet, så længe der er en aktiv sag på et medlem i familien (Assens Kommune u.å.b; Assens Kommune, 2017; Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Elementer i Job og Familie

Når en familie er oprettet i familieteamet, starter undersøgelsesfasen, der munder ud i en familieplan. Familieplanen er en samling af de forskellige fagområders planer og består af elementer fra voksenudredningsmetoden (VUM), jobplanen og den børnefaglige undersøgelse
Den nye organisatoriske enhed arbejder med følgende elementer:

• den familiefaglige undersøgelse – en tværfaglig undersøgelsesmetode, der kombinerer børne- og voksenområdet
• familieplanen – en samlet handleplan for hele familien
• progressionsskemaet – et redskab til skærpet fokus på progressionen ved indsatserne, som integreres i familieplanen
• fordelingsnøglen – et økonomisk redskab til at opdele udgiften til en indsats, som går på tværs af afdelinger
• helhedsorienteret familieindsats med myndighed og udfører i samme team
• afprøvning af en ny måde at arbejde på, hvor der i tværfaglige teams arbejdes sammen med og omkring familien
• samarbejde med frivillige foreninger i Assens for at samskabe en fælles plan for at styrke det frivillige arbejde i kommunen (Assens u.å.b.; Assens Kommune, 2017; Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Læs mere om samskabelse mellem kommuner og frivillige foreninger på VidensportalenSamskabelse

Roller i teamet

Et familieteam består af fire medarbejdere, der tilsammen varetager et antal sager:

1. en børne- og familiesagsbehandler
2. en sagsbehandler på det sociale voksenområde
3. en beskæftigelsessagsbehandler
4. en familiebehandler.

Beskæftigelsessagsbehandleren fungerer, udover sin myndighedsfunktion, som jobkonsulent og virksomhedskonsulent. Familiebehandlerne skal ligeledes kunne varetage flere roller, udover selve behandlingsarbejdet, fx koordinere kontakt mellem familien og de øvrige teammedarbejdere og varetage mentorfunktion efter lov om en aktiv beskæftigelsesindsat (LAB-loven).

Det er vigtigt, at alle i teamet er repræsenteret ved alle møder. Erfaringerne er, at et perspektiv let kan forsvinde, hvis det ikke konsekvent repræsenteres. Alle deltagere i teamet bidrager med ligeværdige faglige perspektiver og myndighed (Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Medarbejderkompetencer

Under arbejdet med den nye organisatoriske enhed har Assens Kommune erfaret, at det kræver særlige kompetencer hos medarbejderne at arbejde på tværs af udfører og myndighed og i teams, hvor flere fagligheder er repræsenteret. Medarbejderne fremhæver følgende kompetencer som særligt vigtige:

• gensidig respekt på tværs af fagområder
• nysgerrighed
• at turde slippe sit eget område
• at se enheden som et ”os” i stedet for et ”mig”
• at kunne sætte borgeren/familien i fokus ud fra deres udgangspunkt frem for ens egne synspunkter på borgeren/familiens situation
• at kunne og turde dele ansvaret i den nye organisatoriske enhed (Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Teamets erfaringer

Det har været en stor omvæltning for kommunens familieteams at skulle tænke børnesager på en helt ny måde, hvor job- og familieindsats tænkes sammen. Medarbejderne oplever, at der tidligere har været en tendens til at symptombehandle og passe meget på børnene. Det er en stor forandring at tænke beskæftigelsesindsatsen ligeværdigt med familieindsatsen og at fokusere på hele familien (Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Familieteamet beretter, at de har erfaret, at når forældrene får det bedre og kommer i beskæftigelse, får børnene det også hurtigt bedre. De fleste børnesager lukkes derfor ofte, før beskæftigelsessagen eller den sociale voksensag (via interview med Familieteamet for projekt Job og Familie, Assens Kommune, 2019).

Aarhus Kommune omlægger fra august 2019 socialområdet og beskæftigelsesområdet til én organisatorisk enhed. I omlægningen af de to forvaltningsområdet er mere og bedre koordination nøgleordet. Den ny enhedsforvaltning i Aarhus Kommune omfatter borgere, der har indsatser på henholdsvis social- og beskæftigelsesområdet, og den ny enhedsforvaltning kommer til at hedde Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse.

I den nye organisering er der fokus på, at borgerne oplever, at ”systemet” giver et sammenhængende tilbud, og at borgeren sikres enkle forløb (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).

Den nye organisering trådte i kraft august 2019, og organisationen arbejder løbende med at udvikle indsatsen og styrke den nye forvaltningsform. Den eksakte udrulningsperiode er ikke defineret, og Aarhus Kommune forventer, at der vil gå nogle år, før de organisatoriske ændringer vil slå igennem i hele Magistratsafdelingen for Sociale forhold og Beskæftigelse (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).

Der er åbenhed for, at der skal justeres på forskellige områder undervejs, bl.a. på baggrund en række prøvehandlinger, hvor medarbejdere, der er tilknyttet 150 borgersager på ungeområdet, tester nye arbejdsmetoder og indsatser, hvor både serviceloven og lov om en aktiv beskæftigelsesindsats (LAB-loven) spiller ind (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).

Organisatoriske overvejelser bag Den ny enhedsforvaltning

Den ny enhedsforvaltning er etableret ud fra følgende organisatoriske overvejelser:

• Ledelsesgrundlaget i den ny enhedsforvaltning er gentænkt og nyetableret i et helhedsorienteret perspektiv på tværs af lovgivninger og med færre chefer og med samme lokation.
• Borgerne henvender sig ét sted afhængigt af alder. Forvaltningens myndighedscentre har ansvaret for at koordinere borgernes sag.
• Myndighed er under ét i den ny enhedsforvaltning.
• Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse dækker hele Aarhus Kommune og har mange indsatser og institutioner til borgerne og dermed også mange adresser. Medarbejderne skal over de næste par år placeres sammen på en ny måde på tværs af fagligt fokus, lovgivningsområder og tidligere opdelte områder (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).

Ny og fælles kultur

Under arbejdet med at etablere enhedsforvaltningen er de faglige tilgange relationel koordinering og koblingskompetencer taget i brug som afsæt for at skabe en ny og fælles kultur mellem de to tidligere adskilte forvaltninger, socialforvaltningen og beskæftigelsesforvaltningen.

Koblingskompetencer betyder, at man som medarbejder har fagligt kendskab til sine kollegers ansvar, indsatser og myndighed og kan se det i relation til egen rolle over for borgeren (Jørgensen et al., 2016).
Relationel koordinering understøtter dette og betyder, at der arbejdes efter fælles mål, og at man deler viden på tværs af områder (Albertsen & Wiegman, 2014).

Der er fokus på at bygge bro mellem specialisering, viden og redskaber til at kunne forstå hinanden og arbejde sammen, som et ekstra lag oven på de allerede eksisterende tilgange og kompetencer (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).

Det er ikke et besparelseshensyn, der er udgangspunktet for at etablere en ny organisatorisk enhed i form af en enhedsforvaltning, men et ønske fra bl.a. medarbejderne om at kunne koordinere og samarbejde på tværs til gavn for borgerne. Aarhus Kommune oplever dog som mange andre kommuner øget pres på udgifterne til borgere med komplekse problemer og/eller komplekse støttebehov og ser mulighed for at borgerne får øget egen livsmestring og selvforsørgelse ved den nye organisering (Socialchef, Aarhus Kommune, 2019).